Lystilinnan rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Päiväkoti Lystilinnan asiakasrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakassuhde (palvelusopimuksen laatiminen, palveluiden tuottaminen ja laskutus, viestintä huoltajien kanssa, sekä lapsen varhaiskasvatussuunnitelman laadinta). Palvelusopimuksen tuoma yhteistyö Raahen kaupungin varhaiskasvatuspalveluiden ja Kansaneläkelaitoksen kanssa.

3. Rekisterinpitäjä

Päiväkoti Lystilinna Oy, y-tunnus 2842585-2

Vihastenkarinkatu 8, 92130 Raahe

4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tiina Juurikka, päiväkodinjohtaja/toimitusjohtaja

Vihastenkarinkatu 8, 92130 Raahe

tiina.juurikka@lystilinna.fi

5. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Ei

6. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietolaki (523/1999)

Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista

7. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Päiväkoti Lystilinnan asiakasrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot päiväkodin asiakkaista (eli lapsesta sekä hänen huoltajistaan):

• nimi ja osoitetiedot
• yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiakashistoria
• henkilötunnus
• varahakijoiden yhteystiedot
• maksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
• toiminnassa saadut, päivähoitotoiminnan järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot
• muut lapsen päivähoidon kannalta välttämättömät tiedot esimerkiksi lapsen allergiat ja pitkäaikaissairaudet

8. Rekisterin tietolähteet ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde. Rekisterin tietolähteenä on asiakas itse; asiakasta koskevat tiedot kerätään asiakkaalta itseltään hoitopaikkahakemuksen ja hoidon aloituksen yhteydessä. Huoltajat ovat vahvistaneet allekirjoituksellaan tietojen paikkansapitävyyden

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Asiakkaan luvalla voidaan tietoja luovuttaa eri yhteistyötahoille (mm. koulu, neuvola). Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluksessa olevalla henkilöllä on kuitenkin ilmoitusvelvollisuus lastensuojelun tarpeessa olevasta lapsesta, jolloin tietojen luovutus voi tulla kyseeseen.

Lisäksi Päiväkoti Lystilinna tallentaa/siirtää henkilötietoja varhaiskasvatuslain edellyttämällä tavalla varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä koostuvaa rekisterikokonaisuutta Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta https://www.oph.fi/varda

Koska palvelu toteutetaan Kansaneläkelaitoksen myöntämällä yksityisen hoidon tuella, KELA:an siirretään tietoja hoitosuhteen aloittaneista ja lopettaneista asiakkaista. Palvelua valvova Raahen kaupunki ja Kela vastaavat omalta osaltaan heille muodostuvan rekisterin ylläpidosta ja arkistoinnista.

Lapsen vaihtaessa varhaiskasvatuspaikkaa lasta koskevat asiakirjat siirretään uuteen paikkaan huoltajien suostumuksella. Lapsen siirtyessä esiopetukseen lapsen viimeinen varhaiskasvatussuunnitelma siirretään esiopetuspaikkaan huoltajien suostumuksella.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Manuaalisesti käsiteltävät asiakastiedot säilytetään 6 vuotta hoidon päättymisestä lukitussa arkistossa. Määräajan loputtua tiedot tuhotaan tietoturvallisesti. Paperiarkistossa säilytetään palvelu- ja hoitosopimukset, lapsen esitietolomake ja varhaiskasvatussuunnitelma sekä päiväkirjat.

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta sivullisille. Rekisteritietoja voivat käyttää palvelun toteutukseen osallistuvat ja tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle. Sähköisessä muodossa päiväkodilla säilytetään hoitohakemukset, lapsen varhaiskasvatussuunnitelma sekä päiväkirjatiedot. Sähköisesti asiakastiedot tallennetaan Varhaiskasvatuslain edellyttämällä tavalla valtakunnalliseen varhaiskasvatuksen tietovarantoon Vardaan. Tiedonsiirto tapahtuu salattua ja suojattua yhteyttä käyttäen. Mikäli päivähoito toteutetaan ostopalveluna, asiakirjojen säilöntä tapahtuu kunnan viranomaisen ohjeistamalla tavalla.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Päiväkoti Lystilinnan henkilörekistereissä EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 takaa rekisteröidylle erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää ja tarkastaa itseään koskevat tiedot. Hänellä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Tämä rekisteriseloste on nähtävillä päiväkoti Lystilinnan internet-sivuilla osoitteessa www.lystilinna.fi. Pidätämme oikeuden muuttaa näitä tietoja.